町会・自治会の総会、どう進める？集まれない時の代替案も解説！

町会・自治会の総会は、会員が運営方針を決める大切な会議です。年1回以上の開催が推奨されており、会員への関心を高め、繋がりを深める機会となります。

総会の進め方の一例としては、まずお知らせや議案書、委任状などを会員に配布します。当日は定足数を確認して開会し、議案の審議・議決を行います。閉会後には議事録を作成し、署名・押印を得て、審議結果を回覧します。

感染症の流行など、やむを得ず集まれない場合は、書面での賛否表明によって議決する代替案も想定されます。この場合、事前に手続き方法を周知し、会員の承諾を得ておくことが重要です。

また、書面に加え、スマートフォンアプリやオンライン会議システムを活用する方法もあります。ICT機器の活用については、各公民館で講座や相談窓口が利用できます。

※認可地縁団体の場合、地方自治法に則った運営や総会の省略に条件があるため、詳細は別途確認が必要です。